Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Ik ben Michael L.A. Holthuis, podotherapeut en eigenaar van Podotherapie Holthuis B.V. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens verwerk ik?

Ik verwerk uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor uw behandeling en de administratie daaromheen:

• Naam, adres en woonplaats
• Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
• Geboortedatum
• BSN-nummer (uitsluitend voor declaratie aan de zorgverzekeraar, conform de Wet gebruik BSN in de zorg)
• Zorgverzekeraar en polisnummer
• Medische gegevens in het behandeldossier: klachten, anamnese, diagnose, behandelplan en voortgang

3. Doeleinden en rechtsgrond

• Uitvoering van de behandelovereenkomst: rechtsgrond is uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1b AVG) en behandeling in het kader van gezondheidszorg (art. 9 lid 2h AVG).
• Declaratie aan uw zorgverzekeraar: rechtsgrond is wettelijke verplichting (art. 6 lid 1c AVG).
• Afspraakbevestiging en communicatie over uw zorg: rechtsgrond is gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f AVG).

4. Mijn softwareomgeving en verwerkers

Uw behandeldossier wordt bijgehouden in ZorgAdmin (EPD). ZorgAdmin voldoet aan de NEN 7510-norm voor informatiebeveiliging in de zorg en is gecertificeerd voor gebruik als medisch dossier in de eerstelijnszorg.

Voor mijn praktijk en voor deze website schakel ik de volgende partijen in, die daarbij gegevens verwerken.

Voor de praktijkvoering:

• ZorgAdmin (Prosoftware): patiëntendossier. Hierin staat uw behandeldossier, voor uw behandeling en de administratie daaromheen.
• Infomedics: facturatie van aanvullend verzekerde zorg (zie ook Delen met derden). Infomedics ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de factuur.
• PLT Products: bestelsysteem voor steunzolen. Hierin komen de patiëntgegevens die nodig zijn om uw steunzolen te bestellen.

Voor deze website:

• Vercel: hosting. De website en de serverfuncties voor het contactformulier en de chat draaien bij Vercel. Daarbij worden technische gegevens van uw bezoek verwerkt, zoals uw IP-adres, en wat u invult in het contactformulier of de chat. Uw IP-adres gebruik ik om het aantal verzoeken per bezoeker te begrenzen.
• Resend: verzending van e-mail. Een bericht via het contactformulier gaat via Resend per e-mail naar mij: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht en, als u die invult, postcode en huisnummer, onderwerp en voorkeurslocatie. U ontvangt via Resend een bevestigingsmail met uw naam op het e-mailadres dat u opgeeft. Ook een annuleringsverzoek of bericht via de chat gaat via Resend naar mij (zie hieronder).
• Cloudflare Turnstile: beveiligingscontrole tegen spam en misbruik bij het contactformulier en de formulieren in de chat. De controle wordt vanaf Cloudflare in uw browser geladen. Bij het versturen vraag ik Cloudflare of de controle is geslaagd; daarbij gaan de controlecode en uw IP-adres naar Cloudflare.
• Umami Cloud: cookieloze websitestatistiek (zie ook Websitestatistieken en cookies). Vanuit de website worden alleen gebeurtenissen meegestuurd, zoals het versturen van een formulier, een klik op het telefoonnummer of het openen van de chat, met hooguit een onderwerpcategorie. De tekst van uw vragen en wat u in een formulier invult, gaan niet naar Umami.
• Anthropic: het AI-model achter Fleur, de digitale assistente op deze website (zie hieronder).

Fleur, de digitale assistente. Fleur is een AI-assistent. Wat u in de chat typt, stuur ik samen met de eerdere berichten uit hetzelfde gesprek en het adres van de pagina die u bekijkt naar Anthropic, de aanbieder van het AI-model dat het antwoord opstelt. Deel daarom geen medische of persoonlijke gegevens in de chat; die melding staat ook in het chatvenster. Het gesprek wordt door de website niet bewaard: het staat alleen in uw browservenster en verdwijnt wanneer u de pagina herlaadt of sluit.

Gebruikt u in de chat de knop om een annulering door te geven of een bericht achter te laten, dan gaan de gegevens uit dat formulier niet naar Anthropic, maar via Resend per e-mail naar mij. Bij een annulering zijn dat uw naam, geboortedatum, e-mailadres en de datum, tijd en locatie van de afspraak en, als u dat invult, uw telefoonnummer. Bij een bericht zijn dat uw naam, e-mailadres en bericht en, als u die invult, uw telefoonnummer en voorkeurslocatie.

5. Bewaartermijnen

• Medisch behandeldossier: minimaal 20 jaar na de laatste wijziging van het dossier (WGBO, art. 7:454 BW, gewijzigd 2020).
• Financiële gegevens: 7 jaar (Belastingdienst).
• Overige persoonsgegevens: 1 jaar, indien er geen behandelrelatie tot stand is gekomen.

6. Delen met derden

Ik deel uw gegevens uitsluitend met derden als dat strikt noodzakelijk is:

• Zorgverzekeraar: voor declaratie van de behandeling.
• Infomedics: facturatie van aanvullend verzekerde zorg. Infomedics verhaalt het vergoede deel rechtstreeks bij uw zorgverzekeraar. Bent u verzekerd bij DSW, Stad Holland of Salland, dan ontvangt u de factuur van Infomedics zelf. Zorg binnen een DBC-traject loopt niet via Infomedics.
• Huisarts of verwijzend specialist: behandelcommunicatie, uitsluitend met uw toestemming of indien wettelijk vereist.

Uw gegevens worden nooit verkocht of gebruikt voor marketingdoeleinden.

7. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik:

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor alle gegevensverzending
• Antivirussoftware en firewall op alle apparatuur
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor toegang tot patiëntdossiers
• Met ZorgAdmin (Prosoftware), Infomedics en PLT Products zijn de afspraken over gegevensverwerking contractueel vastgelegd
• Regelmatige back-ups van alle dossierdata

8. Websitestatistieken en cookies

Deze website maakt gebruik van Umami Analytics, een privacyvriendelijke statistiek-tool. Umami plaatst geen cookies, verwerkt geen persoonsgegevens en is EU-gehost. Er is geen toestemming nodig.

Op de locatie-pagina's gebruik ik een Google Maps-iframe om de praktijk-locatie te tonen. Google kan hierbij uw IP-adres en bezoekgegevens registreren. Zie het privacybeleid van Google voor meer informatie.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens en behandeldossier (art. 15 AVG en WGBO)
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG)
• Verwijdering van gegevens, voor zover verenigbaar met de wettelijke bewaartermijn van minimaal 20 jaar (art. 17 AVG)
• Dataportabiliteit: overdracht van uw dossier aan een andere zorgverlener (art. 20 AVG)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG)

Verzoeken richt u aan info@podotherapieholthuis.pro. Ik reageer binnen 4 weken.

10. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Ik maak geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u. Alle klinische beslissingen worden persoonlijk door mij als behandelend podotherapeut genomen.

11. Datalekken

Bij een (vermoedelijk) datalek beoordeel ik direct of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens vereist is. Een meldingsplichtig datalek meld ik binnen 72 uur. Als uw gegevens bij het lek betrokken zijn, informeer ik u zo snel mogelijk.

12. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe ik omga met uw persoonsgegevens? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Deze verklaring wordt bijgewerkt als de praktijkvoering of wetgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op podotherapieholthuis.pro/privacyverklaring.